Sous la responsabilité de la greffière et directrice du Service du greffe et des affaires juridiques, la personne titulaire du poste accomplit les tâches administratives reliées à la préparation des séances du conseil municipal et effectue les suivis qui en résultent. Elle rédige les procès-verbaux et les résolutions ainsi que la correspondance, les avis, les notes de service et les rapports, le tout conformément aux procédures en vigueur. Elle s’acquitte des tâches administratives reliées à la présentation et à l’adoption des règlements adoptés par le conseil, à la réception de réclamations en dommage et aux demandes d’accès à l’information. Elle effectue le suivi dans les dossiers de transactions immobilières et accomplit des actes administratifs reliés à la vente d’immeubles pour taxes impayées. Elle peut également être appelée à effectuer toutes tâches administratives reliées aux élections municipales.

1. Tâches opérationnelles

1.1. Traiter, rédiger et préparer la correspondance, les sommaires décisionnels, les ordres du jour, les procès-verbaux, les résolutions, les règlements, les avis, les rapports, les notes de service, les réquisitions d’achats et autres ;

1.2. Recevoir les sommaires décisionnels des différents services et préparer l’ordre du jour afin d’assurer le bon fonctionnement des séances du comité plénier ;

1.3. Préparer, à l’aide du suivi du comité plénier, l’ordre du jour et le projet de résolutions afin d’assurer le bon fonctionnement des séances du conseil municipal ;

1.4. Produire le procès-verbal des séances du conseil municipal et préparer les résolutions et la correspondance afférente ;

1.5. Consigner, aux fins de suivi, les échéances découlant des décisions du conseil municipal ;

1.6. Saisir et mettre en forme les projets de règlement, établir le calendrier d’adoption et prévoir les dates de publication des avis publics et préparer les projets d’avis publics.

1.7. Publier sur l’Intranet ou l’Internet, selon le cas, les documents requis ;

1.8. Recevoir, traiter et faire le suivi des dossiers de réclamations, de demandes d’accès à l’information et de transactions immobilières et préparer des projets de correspondance ;

1.9. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et donner les informations, référer les appels aux personnes concernées et prendre les messages ;

1.10. Rédiger et préparer la correspondance, les avis publics et tout autre document administratif reliés à la vente pour taxes impayées ;

1.11. Effectuer toutes tâches administratives reliées aux élections municipales ;

1.12. S’assurer de la liaison avec les services de la municipalité en fonction des tâches opérationnelles ;

1.13. Collaborer à la préparation de l’échéancier des travaux réguliers, spéciaux ou projetés et faire respecter cet échéancier, ce qui implique le rappel des échéances aux personnes concernées ;

1.14. Effectuer le classement des documents et assurer le suivi et la tenue à jour des dossiers ;

1.15. Vérifier la papeterie, les fournitures du service et s’assurer qu’elles soient en quantité suffisante.

‍

2. Autres

2.1. Respecter les exigences en matière de santé et sécurité du travail ;

2.2. Agir à titre depersonne intervenante lors de mesures d’urgence lorsque requis ;

2.3. Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.