Sous la supervision d’un service désigné (travaux publics et génie, loisirs, etc.), l’adjointe administrative remplaçante ou adjoint administratif remplaçant, assure un soutien assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel polyvalent. Elle joue un rôle essentiel dans la coordination des activités internes, la gestion de l’information et le bon fonctionnement des processus administratifs, que ce soit lors du remplacement d’un employé ou en situation de surcroît de travail.

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Plus spécifiquement, tes principales responsabilités peuvent inclure :

• Assurer l’accueil des citoyens, visiteurs, partenaires et fournisseurs (en personne, téléphone, courriel).

• Recevoir, analyser sommairement et diriger les demandes d’information, plaintes et requêtes.

• Rédiger, corriger, mettre en page et transmettre diverses correspondances, rapports, tableaux et documents administratifs.

• Assurer la gestion du courrier (réception, tri, distribution, envoi).

• Préparer les réunions, ordres du jour, comptes rendus et assurer les suivis.

• Effectuer l’entrée de données dans les logiciels municipaux.

• Maintenir à jour les dossiers administratifs.

• Procéder au classement, à la numérisation et à l’archivage selon les règles municipales.

• Produire des statistiques, rapports administratifs et tableaux de suivi.

• Préparer les bons de commande et en assurer le suivi.

• Vérifier les factures et effectuer les suivis administratifs requis.

• Participer au suivi budgétaire administratif du service.

• Maintenir l’inventaire des fournitures et effectuer les commandes.

• Assurer la circulation de l’information entre le service et les parties prenantes internes et externes.

• Collaborer à la préparation de documents pour le conseil municipal.

• Soutenir les gestionnaires dans leurs dossiers administratifs.

• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du service.

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