Taches :

1. Tâches opérationnelles
1.1. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et donner les informations, référer les appels aux personnes concernées et prendre les messages ;
1.2. Accueillir les visiteurs qui se présentent dans les bureaux, s’enquérir du but de leur visite, les diriger vers la personne susceptible de les aider, fournir des renseignements nécessaires aux différentes demandes et effectuer les réservations relatives aux locations de salles et aux plateaux sportifs ;
1.3. Participer à la préparation des périodes d’inscription et effectuer les inscriptions aux diverses activités du Service des loisirs et de la culture et de certains organismes accrédités ;
1.4. Rédiger, préparer et traiter la correspondance, les avis d’inscription, les rapports, les documents destinés au public, les procès-verbaux, les notes de service, les réquisitions d’achats et autres à partir de brouillon ou d’un ensemble de données et selon les directives reçues ;
1.5. Offrir un soutien administratif aux organismes accrédités ;
1.6. Effectuer les tâches administratives reliées aux cours de natation et entrer en communication avec les usagers au besoin ;
1.7. Élaborer, compiler et faire la saisie des données, des statistiques et d'autres renseignements, compléter des formules, des tableaux et d’autres documents, faire des calculs simples avec l’aide des logiciels disponibles et effectuer des recherches lorsque requis ;
1.8. Rechercher, collecter et valider les informations nécessaires au traitement, à la conception et à la rédaction de rapports, de la facturation et de la correspondance et assurer le suivi des dossiers.
1.9. Contribuer au bon fonctionnement administratif et logistique du Service des loisirs et de la culture en assurant la liaison entre le secrétariat, les organismes accrédités et les divers services afin d’assurer le respect des directives et des échéanciers en ce qui a trait aux ordres de travail émis ;
1.10. Estampiller, trier le courrier et donner suite à certains documents ;
1.11. Surveiller l’agenda et faire les arrangements pour la tenue des réunions, conférences et autres ;
1.12. Effectuer le classement des documents et s’assurer du suivi et de la tenue à jour de certains dossiers ;
1.13. Vérifier la papeterie, les fournitures du service et s’assurer qu’elles soient en quantité suffisante.
2. Autres
2.1. Respecter les exigences en matière de santé et sécurité du travail ;
2.2. Agir à titre d’intervenant lors de mesures d’urgence lorsque requis ;
2.3. Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.

Exigences :

1. Formation
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente ;
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques (atout).

2. Expérience
- Posséder une expérience minimale de 1 an dans un emploi similaire.

3. Connaissances
- Connaissance des logiciels Microsoft Office ;
- Bonne connaissance du français, parlé et écrit.

4. Compétences et aptitudes personnelles
- Capacité d’analyse ;
- Communications interpersonnelles ;
- Savoir transmettre de l’information ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Rigueur ;
- Autonomie ;
- Orientation vers l’action.

Façon de postuler :

Les personnes intéressées sont invitées à postuler en ligne à ville.vaudreuil-dorion.qc.ca / la ville / administration municipale / Emplois avant 16 h 30 le 16 juin 2023.